Best practice Area Vasta Romagna: laboratori, magazzini e acquisti in un centro unico. E presto un'unica Asl

Dieci magazzini in uno. Così come tutti i laboratori e il coordinamento degli acquisti centralizzati. L'Area Vasta Romagna - 12mila dipendenti e circa 1,2 milioni di cittadini - si riorganizza e punta sull'unificazione e la riorganizzazione delle attività tecnico-amministrative.

Il magazzino unico è a Pievesestina di Cesena - dove è stato presentato oggi in un convegno ad hoc - al centro delle quattro aziende sanitarie della Romagna - Cesena, Forlì, Rimini e Ravenna, che ora vanno anche verso l'unificazione in un'unica Asl - e prevede la collocazione in un unico magazzino dei materiali stoccati presso i 10 magazzini delle Asl, che verranno progressivamente chiusi. Nella nuova sede saranno gestite oltre 6.500 referenze a scorta e oltre 15mila a transito, per un volume di affari di circa 150 milioni l'anno. E già oggi sono gestiti i farmaci di tutte le aziende di Area Vasta e dell'Irst-Ircss di Meldola e i beni sanitari ed economali dell'Asl di Cesena.

«Sull'azienda unica della Romagna - ha spiegato l'assessore alla Sanità Carlo Lusenti - contiamo di avviare il percorso legislativo e concluderlo entro l'estate. Questo accompagnando la scelta che i territori hanno già fatto, la regione ha ricevuto tutti i documenti di approvazione del progetto da parte delle quattro conferenze socio-sanitarie territoriali. Il progetto di legge é da presentare entro aprile per avere la convergenza all'inizio dell'anno prossimo». Per l'assessore regionale, anche se la auslona romagnola rappresenterà un'azienda unica in italia nel suo genere, un precedente a suo modo c'é in Emilia Romagna: «Bisogna fare come si é fatto qualche anno fa per bologna, dove gli abitanti erano 800 mila contro il milione e 100 mila romagnoli di oggi. A Bologna c'é stata qualche difficoltà in più tenendo conto dell'area metropolitana che prevale sul resto, in Romagna il territorio é più omogeneo».

«La scelta del ceontro unico - ha spiegato ancora il Dg dell'Asl di Cesena e coordinatrice di Area Vasta Romagna Maria Basenghi - nasce da una politica che avevamo già sviluppato. I problemi che volevamo affrontare erano di natura economica, ma anche di sviluppo dei servizi a fronte di investimenti importanti. Il magazzino è la fase finale di azioni già implementate come il laboratorio unico e il coordinamento degli acquisiti di Area Vasta, con il miglioramento dei servizi intermedi, ma soprattutto assicurando il maggior rendimento possibile delle risorse disponibili».

Attraverso gli acquisti centralizzati, spiega Basenghi, si sono ottenuti già risparmi consistenti dal punto di vista delle risorse umane (circa una cinquantina di unità) e nelle gare, la concentrazione ha portato nel primo anno già 4 milioni di risparmio.

Naturalmente non mancano i problemi da risolvere e il Dg sottolinea in particolare quello di vincere la resistenza culturale che in qualche modo permea sia le istituzioni che la rete dei professionisti di Area Vasta. «Abbiamo avuto tavoli impegnativi con i sindacati quando all'inizio sono stati previsti anche spostamenti di operatori, ma una volta partiti il personale che opera all'interno di queste attività è ampiamente soddisfatto perché si è reso conto di avere a disposizione piattaforme che difficilmente avrebbe avuto aspettando investimenti solo in sede locale».

Il primo vantaggio quindi, come spiega anche Gianluca Prati, direttore del magazzino unico di Area Vasta Romagna, è quello di unificare le procedure di tutte le aziende in un unico sistema di tracciatura della gestione dei beni economali, farmaci e dispositivi medici. «È un sistema - spiega - che si integra a monte con i fornitori e a valle con i clienti (i reparti) in modo più strutturato perché ci permette di condividere i processi». E c'è di più. In prospettiva ad esempio il medico potrà andare al letto dell'ammalato col tablet, fare la prescrizione del farmaco o della terapia evitando tutti i tempi di trascrizione degli infermieri che recuperano quindi gran parte della loro funzione e generando richieste al magazzino centrale il quale alimenta l'armadietto di reparto. L'infermiere a quel punto lo traccia nel momento in cui lo consegna al paziente. «In questo modo - aggiunge Prati - oltre a ottimizzare tempi e attività professionale si riduce anche l'utilizzo improprio del farmaco perché durante il percorso di tracciabilità c'è anche la verifica di appropriatezza del farmacista circa l'adesione della prescrizione alla condizione del paziente e del reparto».
Per i beni gestiti sono state centralizzate - e del tutto informatizzate, senza più carta o errori di compilazione - molte attività amministrative svolte in precedenza in ognuna delle singole Asl, garantendo maggior efficienza organizzativa, dagli ordini ai fornitori alla gestione dei contratti, dalla vigilanza sui prodotti alla gestione dei contenziosi, dalla gestione delle anagrafiche dei beni alla liquidazione delle fatture.

Sviluppando i sistemi sarà anche possibile giungere alla somministrazione informatizzata dei farmaci utilizzando le informazioni memorizzate in origine all'interno del magazzino. Per rendere ancor più efficiente il sistema, tutti i documenti di consegna del magazzino sono dotati di un codice a barre; infatti oltre a sfruttare le potenzialità della rete informatica, sarà possibile anche utilizzare tale codice per tracciare e importare automaticamente i dati in esso contenuti a ogni passaggio dell'iter di approvvigionamento.

La centralizzazione poi aumenta la qualità: un team di professionisti (sono state realizzate una commissione unica per farmaci e una per i dispositivi) decide se è appropriato o meno utilizzare un determinato farmaco o un determinato dispositivo per determinate patologie, omogeneizzando il percorso clinico e puntando al migliore.

E a migliorare ancora di più la gestione è mirato anche il progetto di un'Asl unica con una sola gestione e non più ragioni sociali diverse. Un'operazione dei benchmark con un obiettivo finale che Prati immagina: una rete di reti per le Aree Vaste che possa determinare omogeneizzazione e risparmi anche a livello nazionale.