Prove tecniche di fatturazione elettronica in farmacia: primo obbligo dal 6 giugno

Da venerdì prossimo, 6 giugno, i fornitori di ministeri, Agenzie fiscali ed Enti nazionali di previdenza avranno l'obbligo di emettere solo fatture elettroniche. L'obbligo si estenderà a tutte le altre Amministrazioni pubbliche statali e locali (Regioni, Province, Comuni, Comunità montane, Unioni di Comuni, Asl, Cciaa) dal successivo 31 marzo 2015.

Federfarma in una circolare ai suoi iscritti, ricorda (e spiega) tutti i passi legati alla nuova fatturazione elettronica. A cominciare dall'obbligo di emissione, trasmissione, conservazione e archiviazione delle fatture in forma elettronica, e dell'elaborazione dei relativi dati per il monitoraggio della finanza pubblica.

La prima scadenza interessa, anche se in maniera marginale, le farmacie nel caso di fornitura di beni o servizi a scuole, caserme, carceri, articolazioni periferiche rispettivamente, del ministero dell'Istruzione, del ministero della Difesa e del ministero della Giustizia.

La trasmissione delle fatture elettroniche destinate alle Amministrazioni dello Stato deve essere effettuata attraverso il Sistema di Interscambio (SdI), gestito dall'Agenzia delle entrate tramite la Sogei.

Dal 6 giugno ministeri, Agenzie fiscali ed Enti nazionali di previdenza non potranno più accettare fatture emesse o trasmesse in forma cartacea e, a partire dai tre mesi successivi, non potranno procedere al pagamento, neppure parziale, fino all'invio del documento in forma elettronica.

L'obbligo di emettere la fattura in forma elettronica precede di tre mesi il divieto del pagamento della fattura in forma cartacea per cui nel periodo di transizione:

- la Pa può accettare fatture cartacee emesse entro il 5 giugno 2014 ed eseguire il loro pagamento;

- il fornitore, dal 6 giugno 2014, deve emettere la fattura in forma elettronica e non cartacea.

Se trascorso il termine di tre mesi la Pa sta ancora lavorando una fattura cartacea emessa prima del 6 giugno 2014, deve «senz'altro portare a compimento il relativo procedimento e, ove sussistono tutte le altre condizioni, procedere al pagamento», secondo quanto spiegato nell'apposita circolare dell'Economia.

Ma da marzo 2015 l'obbligo di fattura elettronica si estenderà invece a tutte le altre Amministrazioni pubbliche statali e locali (Regioni, Province, Comuni, Comunità Montane, Unioni di Comuni, Asl, Cciaa).

Dal punto di vista procedurale, spiega la circolare di Federfarma, i fornitori (pubblici e privati) che cedono beni o effettuano prestazioni di servizi nei confronti delle Amministrazioni pubbliche, non potranno più trasmettere le fatture cartacee direttamente alla Pa, ma saranno tenuti a trasmettere al SdI (Sistema di Interscambio) esclusivamente fatture elettroniche in formato XML (secondo le specifiche tecniche operative del formato della fattura del SdI), attraverso uno dei sistemi: Pec (Posta Elettronica Certificata), SDICoop, SPCoop, SDIFTP, web.

E il soggetto emittente, una volta create le fatture elettroniche, dovrà firmarle digitalmente (o firma elettronica qualificata) e successivamente trasmetterle al SdI che a sua volta la inoltrerà agli uffici competenti della Pa dopo aver verifcato che questi siano registrati dell'Indice delle Pubbliche amministrazioni e il relativo codice IPA sia stato correttamente indicato nel documento.

Nelle fatture elettroniche emesse nei confronti delle Pa, devono comparire i seguenti elementi (pena il non pagamento della fattura):

- codice identificativo di gara (CIG), salvo gli specifici casi di esclusione della tracciabilità ex Legge n. 136/2010;

- codice unico di Progetto (CUP) per le fatture riferite a opere pubbliche, manutenzioni straordinarie, interventi finanziati da contributi comunitari e se previsto ai sensi dell'art. 11, Legge n. 3/2003.

Il Sdl attesta la ricezione al fornitore attraverso l'invio di una ricevuta che può avere un valore diverso:

- notifica di avvenuta consegna

- notifica di mancata consegna.

Entrambe sono comunque valide per attestare l'emissione della fattura da parte del fornitore.

Se dovessero esserci problemi tecnici il sistema segnalerà al fornitore la necessità di modificare il codice identificativo dell'ufficio oppure richiederà di inviare la fattura con altre modalità.

Sia il fornitore della Pa (emittente) che la Pa sono inoltre obbligati alla conservazione elettronica delle fatture e dei messaggi ricevuti ed emessi e tutto il processo di conservazione digitale delle fatture elettroniche, oltre che la loro trasmissione, può essere affidato in outsourcing a intermediari accreditati.